Basic information

Property name	Gerbyn seurakuntakoti
Building name	Gerby
Building address	Mäntymaantie 3-5 65100 VAASA
Number of buildings	1
Surface area	593 m²
Number of floors	2
Building material	Concrete
Use	Seurakuntatila

Other information

The site falls within the area of the following rescue service: Ostrobothnia. The rescue department's estimated time of arrival at the site is approximately 15 minutes.

Fire alarm manager	Vahtimestari phone 0444808464
Location of the fire alarm	Eteistilassa vanhan terveysaseman puoleisessa päädyssä.
Maintenance	Kai Huhta Oy phone 0500560002
Electricity supplier	Vaasan Sähkö Oy tel. 063245111 service line 063245111 http://www.vaasansahko.fi/
Water company	Vaasan Vesi tel. 063254187 service line 063254151 https://www.vaasanvesi.fi/asiakaspalvelu
Surveillance company's contact info	Securitas tel. 0204912000 On-call tel. 0204912600 http://www.securitas.fi
Insurance company of the property	Pohjola Vakuutus Oy tel. 03030303 https://www.op.fi
Gathering area	Parkkialue
Back-up gathering area	Määritetään tarvittaessa
Key storage lock box	Rakennuksen päädyssä olevilla ovilla. 1 kpl ulko-oven vasemmalla puolella. 1 kpl varaston oven vasemmalla puolella.
Heating type	District heating
Main water shutoff	Lämmönjakohuoneessa oikealla, kulku rakennuksen päädyssä olevan varaston kautta.
Heat distribution room	Ulkovarastotilassa olevassa erillisessä huoneessa, johon kulku varastotilan kautta.
Electricity switchboard	Ulkovarastossa olevassa erillisessä huoneessa, johon kulku varastotilan kautta.
Ventilation device	Päiväkerhohuoneen/keittiön yläpuolella, tikkaat päiväkerhotilasta.
Air ventilation emergency stop	Eteistilassa paloilmoitinkeskuksen vieressä.

Safety personnel for the property

Head of protection	Reetta Hietaharju phone 0444808450 reetta.hietaharju@evl.fi
Occupational health and safety manager	Kjell Fellman phone 0444808400 kjell.fellman@evl.fi
Safety officer	Tommy Nynäs phone 0444808464 tommy.nynas@evl.fi

Suojelu- ja pelastusorganisaatio

Suojelu- ja pelastusorganisaation vastuuhenkilöt

Kohteeseen on nimetty turvallisuuspäällikkönä ja hänelle varahenkilö. Isännöinnistä ja kiinteistön huollosta vastaa Vaasan seurakuntayhtymän kiinteistöpäällikkö. Tarvittaessa vartioinnista huolehtii vartiointiliike.

Ensiavusta sairastapauksissa vastaavat henkilökunta/pelastuslaitos. Poikkeusolojen vastuuhenkilöt ovat samoja kuin normaaliaikana.

Johtokeskus

Kiinteistön oma johtokeskus on kansliassa. Koko seurakuntayhtymän normaaliajan johtokeskus on virastotalo. Kriisiajan johtokeskus sijoitetaan Koulukatu 28 virastotalon 2. kerroksen huoneisiin 123-125.

Tehtäväkuvaukset

Tietoja henkilöistä, yhteystiedoista ja pelastussuunnitelmaan liittyvistä tehtävistä on edellä olevassa taulukossa.

Accidents

Risks

• falling down
• slipping
• tripping
• snow or ice falling down on people
• traffic accidents
• high drop
• electric shock
• cut wound
• injury caused by work equipment

Consequences

• damage to property
• personal injuries

Actions and safety and security preparations

• The build-up of snow and ice on roofs must be monitored in the winter.
  • Hazard spots are to be reported immediately to property maintenance company.
  • In hazardous situations traffic or parking must be prevented in the area where ice or snow can fall down.
• The yard area is to be kept neat and in good condition.
  • Winter upkeep will be taken care of.
• Close call -situations are intervened with immediately. Close call -situations are investigated and necessary measures are taken to counteract the situation to prepare for and prevent similar situations.
• First-aid training has been arranged for the personnel.
• Everyone must familiarise themselves with the general first aid instructions.

Fire hazards

Risks

• Human behaviour
  • careless smoking
  • storing items in passageways
  • storing items in staircases
  • fire doors open
  • accidentally leaving electronic appliances on
  • grease or other fire in the kitchen
  • unattended burning of candles
• Electrical devices
  • short circuits
  • broken electronic appliance
  • hob in communal areas
• Arson
  • fire load on the side of the building
• Safety procedures
  • fire alarm device fault
  • inspection of extinguishers not done
  • lack of indicator light centre maintenance
• Others

Fire-hazardous locations are, for example technical areas and other equivalent property areas.

Consequences

• damage to property
• smoke damage
• personal injuries

Actions and safety and security preparations

• Human behaviour
  • Independent fire inspections are performed yearly within the property
  • It is important to take care of exiting safety:
    • personnel keep the escape routes clear.
    • active intervention in defects.
  • The rescue plan is kept up to date and studied.
• Electrical devices
  • Electrical repairs and installations are contracted to TUKES-registered professionals. The contractor must have sufficient installation certificates and experience from similar work.
  • Electrical switchboards are marked and materials are not kept in front of them.
  • The hob is not to be used as a storage surface for different kinds of objects.
• Arson
  • An additional fire load is not accumulated.
• Safety procedures
  • The location has an automatic fire alarm system.
  • The testing and maintenance of fire alarm equipment are carried out in accordance with the maintenance programme.
  • The property has initial extinguishing devices.
  • Initial extinguishing equipment is inspected in accordance with directives.
  • Escape routes are marked with signs.
• Others
  • Flammable substances are not to be stored in the attic of the property. Flammable substances must be stored in the spaces reserved for them.
  • Ventilation and sweeping
  • The time period between cleaning AC ducts is usually 10 years.

Water damage

Risks

• Environment
  • flood
  • heavy rain
• Structures
  • waterproofing failure of structures
  • an accident caused by structural and material errors
  • broken pipes
• Equipment
  • washing machines and refrigerators breaking down

Consequences

• damage to property

Actions and safety and security preparations

• Structures
  • HWA works, inspections, and installations are contracted only to professionals.
    • An HWA contractor must possess sufficient installation certificates and the contractor must have done similar work before.
  • An assessment of the state of the plumbing is carried out regularly.
  • Leaves and litter on the roof and in the gutters should be removed.
• Equipment
  • Supervised use of household appliances and emphasising the importance of their maintenance.
    • The filters and lint strainer in the dish washer and the laundry machine must be cleaned regularly.
    • The back of the fridge must be vacuumed once per year. At the same time, the condition of the fridge is also to be inspected visually, with regard to the compressor and drip tray.

Cases of illness

Risks

• heart failure
• diabetic shock
• stroke
• cerebral haemorrhage
• epilepsy
• fainting

Consequences

• personal injuries
• death

Actions and safety and security preparations

• Guaranteeing speedy access to help within the property.
• Everyone should familiarise themselves with the first aid guidelines attached to the rescue plan and giving first aid should be rehearsed.
• First-aid training has been arranged for the personnel.
• Ambulance guidance has been organised and this has been passed on to the personnel.
• The stopping of rescue vehicles outside the exterior doors is to be made possible.

Radiation or gas hazard

Risks

• radioactive substances or dangerous gases getting into the environment
• an accident while transporting a dangerous substance
• an accident in a nuclear plant

Consequences

• radiation sicknesses
• death

Actions and safety and security preparations

• Acquiring iodine pills as needed (2 tablets per person).
• The emergency stop for the ventilation has been labelled and passed on to the staff.
• There are instructions for different situations in the rescue plan.

Storm damage

Risks

• various natural phenomena

Consequences

• blackouts
• damage to property
• personal injuries

Actions and safety and security preparations

• The state of the building and exterior areas is to be taken care of.
• The curfew set by the authorities must be respected.
• When taking shelter indoors, you must stay away from windows and glass doors.
• Prepare yourself independently for long power blackouts by, for example:
  • a lamp and batteries

Criminal activity

Risks

• Burglary
  • it is possible to get to the roof of the building by climbing
  • it is possible to access the building's premises unsupervised
• Violence
• Vandalism

Consequences

• damage to property

Actions and safety and security preparations

• Burglary
  • Marking and photographing of valuables.
  • The property has a recording CCTV system.
  • The property has a crime notification system.
• Vandalism
  • Supervising general cleanliness and order, and intervening actively in shortcomings.
  • Graffiti and other smudges and smears should be cleaned without delay.
• Personnel are responsible for reporting faults.

Safety at premises

The property has a recording CCTV system.

Camera surveillance

Description	Kiinteistössä on tallentava kameravalvonta.
Service person	Securitas phone 0204912600

The property has burglar alarms

Burglar alarm

Description	Rakennuksessa on automaattinen rikosilmoitinjärjestelmä. Hälytys on ohjattu vartiointiliikkeeseen.

Safety equipment

Exit guide, security or signal light

Emergency exit signs show how to to exit the building. Any faulty or incomplete signs must be reported to property maintenance services.

Exit guide, security or signal light

Description	Kiinteistössä on automaattinen turva- ja merkkivalaistusjärjestelmä. Akkujen kesto 30 min.
Location of centre	Sähköpääkeskuksessa.
Coverage	Poistumisreitit ja uloskäynnit.

Ventilation emergency stop

If the building is subjected to an external danger, such as fire gases from an adjacent building, the ventilation must be shut off. In such a case, the rescue authorities usually issue an emergency warning, providing additional instructions, such as to turn off ventilation systems.

Air ventilation can be stopped by anyone.

Ventilation emergency stop: Eteistilassa paloilmoitinkeskuksen vieressä.

First aid

According to the Occupational Safety and Health Act (738/2002) 46 §, the employer is obligated to ensure the availability of first aid to employees and other personnel at the work place, to provide directions for getting first aid, as well as reserve enough first aid supplies at the work place or in its close proximity.

• First aid training has been organised.
• The ambulance will be directed to: Pääsisäänkäyntiovelle. Henkilökunta järjestää opastajan ulos auttajia vastaan.

Ensiavusta tilaisuuksien sairastapauksissa vastaavathenkilökunta, diakoniatyöntekijät, tilaisuuksien järjestäjät / -vetäjät ja jatkossa pelastuslaitos.

Henkilöstö osaa käyttää ensiapukaapissa olevaa välineistöä. Siellä ei säilytetä esim. särkylääkkeitä tms. väärinkäytön mahdollistavia aineita.

Fire safety

Fire alarm

The purpose of the automatic fire alarm system is to warn people in the property about an imminent fire. The system detects fires quickly as sensors react to the fire and the alarm bells start ringing. The system will alert the emergency response centre automatically.

Fire alarm

Description	Kiinteistössä on automaattinen paloilmoitinjärjestelmä.
Location of centre	Eteistilassa vanhan terveysaseman puoleisessa päädyssä.
Coverage	Srk-koti rakennus.
Type of centre	Esmi Mini 2000
Attendant	Vahtimestari phone 0444808464

Securing the functionality of the notification transfer connection

• Periodic maintenance and malfunction repairs
• Monthly testing of the notification transfer connection
• Periodic inspections

Actions in the event of malfunction of the notification transfer connection

In the event that a malfunction is detected in the notification transfer connection, an enhanced surveillance is performed on the premises with the help of personnel.

• Connection to the emergency centre
• An on-call person to supervise the fire alarm centre
• An on-call person makes the emergency notification if needed and guides the rescue department to the site of fire

Emergency exit routes

The principle of exit safety is that all spaces of the building must haveat least two exit routes at all times which do not require keys or othertools to open the doors. Doors are not to be kept double-locked during working hours. Objects are not to be stored in front of the exits.

There are the following types of evacuation procedure in the property:

Building	Evacuation procedures
Gerbyn seurakuntakoti	Kirkkosalista poistuminen tapahtuu pääasiallisesti eteistilan 11 kautta. Parvelta poistuminen tapahtuu tikkaita pitkin ja eteistilan 11 kautta.

Henkilöturvallisuus

Henkilöturvallisuuden vastuut

Kiinteistön työntekijöiden henkilöturvallisuudesta vastaa työnjohto työturvallisuussäädösten mukaisesti.

Asiakkaitten turvallisuus

Seurakunnan tiloja käyttävien asiakkaitten henkilöturvallisuudesta vastaavat tilaisuuksien järjestäjä (tilaisuuksien vetäjä) ja työvuorossa olevat henkilökunta.

Vuokrattavien kokoontumistilojen turvallisuus on hoidettu rakenteellisin järjestelyin. Alkusammutus- ja ensiapuvälineet on hankittu viranomaisten ohjeitten mukaan (sammuttimet, sammutuspeitteet, ensiaputarvikkeet).

Keittiötilojen hygieniasta vastaa leirikeskuksen emäntä. Keittiössä elintarvikkeita käsitteleviltä henkilöiltä edellytetään hygieniapassia eli hygieniaosaamistesti tulee olla suoritettuna.

Työntekijöitten turvallisuus

Henkilökunnan turvallisuus on hoidettu pääasiassa rakenteellisin ja teknisin järjestelyin.

Työsuojelu

Työsuojelusta vastaa Vaasan seurakuntayhtymän työsuojelupäällikkö sekä kiinteistön turvallisuuspäällikkö. Ilmanvaihtolaitteiden toimintaa valvotaan Suomen rakentamismääräyskokoelman mukaisesti.

Työterveysasioitten hoidosta on erilliset ohjeet henkilöstön työhön perehdyttämisoppaassa.

Vakuutukset

Leireihin ja muihin seurakunnan omissa tiloissaan järjestämiin tilaisuuksiin osallistuvat suomalaisen ja ruotsalaisen seurakunnan jäsenet on vakuutettu seurakuntien ryhmätapaturmavakuutuksella. Vakuutus on voimassa seurakunnan järjestämässä pyhä- ja rippikoulutoiminnassa, seurakunnan järjestämässä kerhotoiminnassa, seurakunnan järjestämillä leireillä ja retkillä, seurakunnan luottamushenkilöiden osalta luottamustoimeen kuuluvia tehtäviä suoritettaessa. Edellä mainituissa tapauksissa vakuutus on voimassa myös niihin liittyvien välittömien matkojen aikana.

Kiinteistöllä on omaisuusturvavakuutukset sekä vastuuvakuutus.

Seurakunnan henkilökunta on vakuutettu työajan kattavalla lakisääteisellä vakuutuksella. Vakuutuksen muoto on täydellinen. Lisäksi henkilökunta on vakuutettu ryhmätapaturmavakuutuksella.

Seurakunnan palkkiotoimiset henkilöt on vakuutettu vapaaehtoisella kerholaisten tapaturmavakuutuksella.

Toiminta poikkeusoloissa

Poikkeusolojen toiminnasta vastaa kiinteistön turvallisuuspäällikkö.

Vaasan seurakuntayhtymällä on toimintasektorit kattava yhteinen valmiussuunnitelma poikkeusoloja varten. Valmiussuunnitelma on hyväksytty yhteisessä kirkkoneuvostossa ja se tarkistetaan neljän vuoden välein. Valmiussuunnitelma on seurakuntayhtymän taloustoimistossa..

Huom. Mahdollisesti tarvittavat poikkeusolojen henkilövaraukset on hoidettava Vaasan Sotilasläänin Esikunnasta.

Tietotekniikan vastuut

Tietoteknisten laitteiden toimivuudesta ja tietoturvallisuudesta vastaa jokaisen käyttäjän lisäksi seurakuntayhtymän atk-tukihenkilö.

Käyttäjien oma toiminta on tietotekniikan suurin yksittäinen riskitekijä.

Seurakuntayhtymän verkossa tärkeimmät ohjelmat ja työtiedostot sijaitsevat pääsääntöisesti palvelimella. Tällöin eri puolilla kaupunkia sijaitsevissa tietokoneissa ei ole erikseen luottamuksellisia tietoja tallennettuna kiintolevyille.

Jokaisella käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus salasanoineen, joka antaa hänelle rajoitetun oikeuden päästä vain niihin ohjelmiin ja työtiedostoihin, jotka hänelle on määritelty. Käyttäjätunnukset määritellään tilapäisten työntekijöiden kohdalla vain työssäoloajan voimassa oleviksi. Irtaimistoluettelosta huolehtii paikallisesti kunkin kiinteistön vahtimestari.

Tietokoneet ja niiden oheislaitteet on luetteloitu taloustoimistossa säilytettävään irtaimistoluetteloon. Pientietokoneet ja palvelimet oheislaitteineen on vakuutettu.

Tietoturvan vastuut

”Yhteinen kirkkoneuvosto vastaa siitä, että seurakunnilla on edellytykset käsitellä henkilötietoja asianmukaisesti ja laillisesti .”

Tietoturvallisuudesta vastaa jokainen käyttäjä omalta osaltaan.

Seurakuntayhtymän yhteys internetiin kulkee KIRKKO -verkon kautta. Kirkkohallitus vastaa tästä yhteydestä. Yhteys on suojattu palomuurilla ja siinä on toteutettu myös virussuojaus sekä roskapostin suodatus. Tärkein ohjelmisto Status sisältää monia eri sovelluksia ja on sijoitettu palvelimelle. Statuksen pääkäyttäjä vastaa käyttäjätunnuksista ja käyttäjäoikeuksista. Palvelimien toiminnasta ja varmuuskopioinnista vastaavat atk-tukihenkilöt. Käsiteltävät tiedot, joista osa on salaisia, tallennetaan palvelimelle. Palvelin sijaitsee virastotalossa jäähdytetyssä ja lukitussa palvelinhuoneessa. Kaikki palvelimet (3 kpl) on suojattu upseilla jännitevaihteluita ja sähkökatkoksia vastaan.

Varmuuskopiot otetaan palvelinten kovalevyistä joka arkipäivä.

Kaikkien työasemien ja pääpalvelimen virustorjunta hoidetaan keskitetysti palvelimilta. Lisätietoja tietoturvasta on saatavissa internetsivulta www.tietoturvaopas.fi.

Tietosuojan vastuut

”Yhteinen kirkkoneuvosto vastaa siitä, että seurakunnilla on edellytykset käsitellä henkilötietoja asianmukaisesti ja laillisesti.”

Tietosuojasta vastaa jokainen käyttäjä omalta osaltaan, sekä lisäksi seurakuntayhtymän atk-tukihenkilö ja ohjelmiston pääkäyttäjä.

Seurakuntayhtymän verkossa lähes kaikki ohjelmat ja työtiedostot sijaitsevat palvelimella ja niihin pääsee vain henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella.

Henkilörekistereitä on käytössä papistolla ja diakoniatyöntekijöillä.

Safety organisation

Safety personnel for the property

Head of protection	Reetta Hietaharju phone 0444808450 reetta.hietaharju@evl.fi
Occupational health and safety manager	Kjell Fellman phone 0444808400 kjell.fellman@evl.fi
Safety officer	Tommy Nynäs phone 0444808464 tommy.nynas@evl.fi

Sudden illness or accident

Clarify and check

• What has happened?
• Check the person's condition (do they wake up, are they breathing?)

Give first aid if needed.

• Turn an unconscious but breathing patient into the recovery position on their side.
• If the person is not breathing, start with first aid.

Make an emergency call.

• Call the number 112.
• Tell where you are calling from. Mäntymaantie 3-5, VAASA
• Tell what happened
• Act according to directions.
• Inform the emergency centre of any changes that take place in the condition of the patient.

Action in a fire alarm situation

The building has an automatic fire alarm system, which sends an alert to the rescue department. Everyone must vacate the building immediately when they hear the fire alarm.

• Bring outdoor clothes with you if they are nearby.
• Close doors and windows
• Use the nearest escape route to exit the building.
• Direct customers and guests.
• Call the number 112 from a safe location and provide further information about the situation. At the same time, you will make sure that the emergency center has been notified about the fire.
• Move to the gathering area; do not stay in front of the entrances.
• No-one may leave the gathering area without permission.

The danger is only over when the rescue department gives permission to return to the building. The safety personnel of the property passes on the announcement concerning moving back inside to the personnel.

Action in the gathering area

When people have left the building and proceeded to the gathering area, the representative of the personnel begins to direct activities. Based on the situation at hand, it is necessary to consider whether it is safe to remain in the designated gathering area or if people should be directed elsewhere, for example into a pre-arranged interior area or to a property in the vicinity.

No-one may leave the gathering area without the permission of the person responsible for the gathering area. Activity in the gathering area is directed by the building's safety personnel. The safety personnel give information on the progress of the situation and notify when it is permitted to return into the property.

Factors to bear in mind in the gathering area:

• Taking care of anyone who may be injured; the safety personnel are to be informed
• looking after people with reduced mobility or otherwise poor physical condition
• if one is aware of someone having remained inside, this is to be reported

Back-up gathering area

If the gathering area is not safe, then people are to move on to a safe back-up gathering area defined separately by the protection managers. Authorities will also provide instructions about shelter locations for long-term shelter.

Assisting people with reduced mobility in emergency situations

In an emergency situation, the movement of people with reduced mobility out of the building may be difficult and slow. Try to help them as much as you are able to.

Things to consider when helping people with reduced mobility

• Help a person with reduced mobility to exit, within the limits of your own capabilities.
• Take care of the person you helped also after getting out.

Water damage

Action guide

• Disconnect power from where the leak is and from its proximity.
• Stop the water from flowing, from i.e. the water mains, if possible.
• Notify of the situation immediately:
  • to the maintenance personnel: Kai Huhta Oy, phone 0500560002
• Contact the emergency number if needed 112.
• Main water shutoff: Lämmönjakohuoneessa oikealla, kulku rakennuksen päädyssä olevan varaston kautta.
• Heat distribution room: Ulkovarastotilassa olevassa erillisessä huoneessa, johon kulku varastotilan kautta.
• Electricity switchboard: Ulkovarastossa olevassa erillisessä huoneessa, johon kulku varastotilan kautta.

Should there be threat of water outside the building

• Inform property maintenance and, if needed, the emergency centre on 112.

Under threat of violence

In an unarmed threatening situation, act in the following way.

• Act calmly and try to calm the person with your behaviour.
• Make sure you do not turn your back or let yourself be cornered, so that you will always have an escape route when a threatening person comes close.
• Call for help depending on the circumstances.
• Escape and help others escape.

Take care of your own safety. Seek to direct the threatening person to a place where they cannot harm others. After the event, contact the police about the incident if required.

If the threatening person is armed, act in the following way.

• Do not resist.
• Do whatever the person threatening you tells you to do.
• As the situation permits, try to warn others.
• By closing doors, you can limit a person's movement within the property.
• After the situation, call 112 to get professional help on site as fast as possible. Listen to directions and act accordingly.

Every threat and sighting of a possibly threatening situation must be taken seriously and the police must be informed immediately. Through your own behaviour, you can affect the progress of the situation, and thus you should take all threatening situations seriously and try to calm down already begun situations.

Public warning signal

The public warning signal is a one-minute-long ascending and descending tone or a warning announcement by the authorities. The length of the ascending tone is 7 seconds. The public warning signal means an immediate danger threatening the public.

The All Clear signal is a one-minute-long monotonous signal. It is an announcement of the threat or danger having passed.

Act in the following way after you've heard the public warning signal

• Proceed indoors. Close doors, windows, ventilation holes, and air conditioning devices.
• Turn on the radio and wait for instructions.
• Avoid using the phone to prevent telephone lines from getting jammed.
• Do not leave the area unless urged to do so by the authorities.

Blackouts

In the event of a power cut, the safety lights will remain on.

Action during a power cut

Electricity is down in the operating premises, but the lights of public areas are still working

• If possible, check the fuses in the operating premises' own electrical switchboard.
• If the problem was not solved, contact property maintenance (tel. 0500560002).

Electricity is down in both the operating premises and the public areas

• Use a flashlight
• Direct others, if so needed.